W codziennym życiu w różny sposób staramy się pozyskać klientów. Najczęściej próbujemy nawiązać bezpośredni kontakt mailowy czy telefoniczny. Przedstawianie oferty jest regulowane przez kilka ustaw, co sprawia, że temat jest dość skomplikowany.

Szukając odpowiedzi na pytanie, czy w danej sytuacji można wysłać do kogoś ofertę handlową w formie wiadomości mailowej, smsa lub skontaktować się telefonicznie, należy wziąć pod uwagę co najmniej dwa kryteria:

  1. Czy mamy do czynienia z danymi osobowymi, a jeśli tak, to jaka jest podstawa przetwarzania tych danych?
  2. Czy istnieją jakieś dodatkowe ograniczenia wynikające z przepisów odrębnych, inaczej mówiąc czy komunikacja odbywa się w formie tradycyjnej (poczta tradycyjna) bądź mailowej lub telefonicznej?

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH A WYSYŁKA OFERTY

Dane osobowe dotyczą tylko osób fizycznych (także osób prowadzących działalność gospodarczą – wpisanych do CEIDG). Oznacza to, że osoby prawne, takie jak m.in. spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie podlegają ochronie danych osobowych.

Jeśli mamy do czynienia z danymi osobowymi, należy znaleźć podstawę przetwarzania, tj. odpowiedzieć na pytanie czy w ogóle możemy wykorzystać te dane by wysłać np. maila z ofertą.

W przypadku marketingu, może pojawić się jedna z trzech opcji:

1. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań celem jej zawarcia

Przesłankę tę można wykorzystać tylko wtedy, gdy kontakt zainicjuje druga strona, np. poprosi o ofertę albo skontaktuje się przez formularz kontaktowy, że jest zainteresowana jakimś produktem.

2. Przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora

Za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie można uznać przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego. Aby jednak skorzystać z tej przesłanki należy przeprowadzić ocenę (test równowagi), czy w czasie i w kontekście, w którym zbierane są dane osobowe, osoba której dane dotyczą może się spodziewać, że jej dane będą przetwarzane właśnie w celu marketingu.

Pamiętaj! Osoba, której dane osobowe są przetwarzane na podstawie powyższej przesłanki (uzasadniony interes administratora) może wnieść SPRZECIW wobec przetwarzania jej danych. W takim wypadku sprzeciw musi być koniecznie odnotowany w bazie, a dalsze przetwarzanie danych tej osoby nie jest już możliwe.

3. Osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych;

Jeśli z testu równowagi wychodzi, że nie można zastosować przesłanki uzasadnionego interesu, albo jej stosowanie jest wątpliwe, należy uzyskać zgodę.

Pamiętaj! Osoba, której dane dotyczą może w każdej chwili wycofać zgodę.

SPEŁNIJ OBOWIĄZEK INFORMACYJNY!

Zawsze, gdy w związku z wysłaniem informacji handlowej przetwarzane są dane osobowe (niezależnie od podstawy prawnej przetwarzania) konieczne jest spełnienie obowiązku informacyjnego (art. 13 i 14 RODO).

Jeśli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, osoba, której dane dotyczą musi być poinformowana, że jej dane są przetwarzane właśnie na takiej podstawie i co ważne – ma prawo wniesienia sprzeciwu.

Ważne więc, aby klauzula informacyjna była zawsze aktualna i poprawnie sporządzona. Dowolna (uniwersalna) klauzula ściągnięta z internetu bądź zapożyczona z innej sprawy może nie spełniać wymagań prawnych.

Obowiązek informacyjny musi być spełniony najpóźniej przy pierwszym kontakcie z osobą, której dane dotyczą. Jeśli wysłano do potencjalnego klienta wiadomość mailową z zapytaniem, czy można mu wysłać ofertę, klauzula informacyjna, bądź odnośnik do niej powinien znaleźć się w tej pierwszej wiadomości.

WYSYŁKA OFERTY A POZOSTAŁE USTAWY

Przekazywanie klientowi oferty drogą elektroniczną (mail, sms, telefon) regulowane jest jeszcze przez dwie ustawy:

  • Prawo telekomunikacyjne
  • Ustawę o świadczeniu usług elektronicznych

Co ważne – obie te ustawy wymagają, by przesyłać do potencjalnych klientów drogą elektroniczną wyłącznie zamówione informacje handlowe.

Czym są informacje handlowe? To takie informacje, które maja zachęcić do zakupu, rozpoczęcia współpracy, które stanowią informacje o ofercie, które informują o przymiotach firmy, która je wysyła. Wszelkie hasła „najtaniej”, „dobrze i solidnie”, „wysokiej jakości” – będą stanowiły informację handlową.

Co to są zamówione informacje handlowe? To takie informacje, na których otrzymanie potencjalny klient pośrednio lub bezpośrednio wyraził zgodę, a więc zamówił ich otrzymanie. Zgoda będzie potrzebna aby móc wysłać handlową drogą mailową lub telefoniczną.

Jak pozyskać zgodę?

  • w dowolny możliwy sposób, np. poprzez zaznaczenie odpowiednich checkboxów
  • można też wysłać neutralną wiadomość z zapytaniem, czy odbiorca zgadza się na wysłanie informacji handlowej. Jeśli odpowiedź będzie pozytywna, wysłanie informacji handlowej jest dopuszczalne.

Pytanie o możliwość przedstawienia oferty nie może być nacechowane, tj. nie można w pytaniu nakierowywać odbiorcy, ze oferta będzie jedyna w swoim rodzaju, wspaniała, bardzo korzystna itp. – pytanie musi być neutralne, zawierać minimum szczegółów

Jeśli klient nie wyrazi zgody na przesłanie oferty handlowej, nie należy go nękać i pytać nieustannie o zgodę.

Uwaga! Jeżeli posiadasz na stronie osobne okienko do zapisu do newslettera to nie będzie wymagana dodatkowa zgoda na przesyłanie informacji handlowych. W takim wypadku uznaje się, że wpisując swojego maila w okienku zapisu klient właśnie dokonuje zamówienia przesyłania informacji handlowych.

Jeśli przesyłający ofertę posiada zgodę na marketing elektroniczny bądź telefoniczny, powinien zawsze dać klientowi możliwość jej wycofania. W związku z tym w mailu zawierającym informację handlową powinna znajdować się klauzula mówiąca o możliwości wycofania zgody oraz określenie sposobu jak można tego dokonać, np. poprzez kliknięcie w link bądź mailową odpowiedź zwrotną.

Przykładowa klauzula:

„Niniejsza informacja handlowa została wysłana na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody, którą można cofnąć klikając TUTAJ (link) lub składając oświadczenie na adres …………”

Poniżej w tabeli przedstawiono typowe sytuacje marketingowe oraz komentarz co należy zrobić by działać zgodnie z prawem:

 

l.p. Pytanie Odpowiedź Uwagi
1. Wysyłka korespondencji marketingowej pocztą tradycyjną Zgoda nie jest potrzebna.

 

Można wysłać korespondencję tradycyjną jeśli nie wniesiono sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

 Gdy są przetwarzane dane osobowe (np. przesyłka kierowana na jest na adres osoby fizycznej), można powołać się m.in. na uzasadniony interes administratora.

Pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego

 
2. Informacje handlowe przesłane pocztą mailową na adres mailowy osoby fizycznej, np. byłego klienta

jan.kowalski@gmail.com

 Potrzebna zgoda na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną.

 

 

 Przetwarzane są także dane osobowe, ale nie trzeba odrębnej zgody na przetwarzanie – można powołać się m.in. na uzasadniony interes administratora.

Pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego.
3. Informacje handlowe przekazywane drogą telefoniczną lub sms Potrzebna zgoda na przedstawienie informacji handlowej drogą telefoniczną lub sms.

Najlepiej pozyskać odrębną zgodę na każdy z kanałów komunikacji.

 Przetwarzane są także dane osobowe, ale nie trzeba odrębnej zgody na przetwarzanie – można powołać się m.in. na uzasadniony interes administratora.

Pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego.
4. Informacja handlowa wysłana na ogólny adres mailowy biura, np. biuro@gmail.com Można wysłać wiadomość bez zgody. Odbiorcą wiadomości nie jest osoba fizyczna, dlatego nie ma tutaj zastosowania ani RODO, ani ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. Marketing realizowany na rzecz podmiotu trzeciego, tj. wykorzystywanie swojej bazy, by zareklamować produkt/usługę podmiotu trzeciego, ale bez przekazania danych temu podmiotowi Potrzebna zgoda na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną bądź telefoniczną – w zależności od wyboru formy komunikacji.

 

 Przetwarzane są także dane osobowe, ale nie trzeba odrębnej zgody na przetwarzanie – można powołać się m.in. na uzasadniony interes administratora.

Pamiętaj o spełnieniu obowiązku informacyjnego.
6. Marketing wobec osób, których dane pozyskiwane są z publicznego rejestru (CEIDG) Potrzebna zgoda na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną bądź telefoniczną – w zależności od wyboru formy komunikacji.

 

 Przetwarzane są także dane osobowe, ale nie trzeba odrębnej zgody na przetwarzanie – można powołać się m.in. na uzasadniony interes administratora.

*fakt, że dane pochodzą z publicznego rejestru (dane ogólnodostępne) nie zwalnia z konieczności spełnienia obowiązków prawnych, np. obowiązku informacyjnego.
7. Marketing wobec osób, których dane pozyskiwane są ze strony internetowej przedsiębiorcy, np. dane osób do kontaktu, pracownicy działu zakupów itp. Potrzebna zgoda na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną bądź telefoniczną – w zależności od wyboru formy komunikacji.

 

 Przetwarzane są także dane osobowe, ale nie trzeba odrębnej zgody na przetwarzanie – można powołać się m.in. na uzasadniony interes administratora.

*fakt, że dane pochodzą z publicznego strony www nie zwalnia z konieczności spełnienia obowiązków prawnych, np. obowiązku informacyjnego.